Privacyreglement

Privacyreglement

1. Inleiding
De Alliantie verzamelt via haar Website en Applicatie persoonsgegevens over woningzoekenden, huurders, VvE-leden en bewoners (hierna: “Informatie”). We vinden het belangrijk dat u precies weet welke Informatie De Alliantie over u verzamelt, voor welke doelen deze Informatie wordt gebruikt en hoe lang deze Informatie wordt bewaard. In dit Privacyreglement probeert De Alliantie dat op een transparante manier te beschrijven. De Alliantie staat er in ieder geval voor in dat uw Informatie op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet wordt verzameld en gebruikt. We raden u aan om dit Privacyreglement aandachtig door te nemen voordat u onze Website en Applicatie gebruik maakt.

Als de met hoofdletters geschreven woorden niet in dit Privacyreglement worden gedefinieerd, worden ze gedefinieerd in de gebruiksvoorwaarden.

2. Wie is De Alliantie?
De Alliantie betreft de Stichting de Alliantie bestaande uit haar bedrijfsonderdelen en dochtermaatschappijen, ondermeer: het bestuur & stafdiensten, de regiobedrijven de Alliantie regio Amsterdam / de Alliantie regio Almere & VvE-Diensten, de Alliantie regio Gooi en Vechtstreek & Klantcontactcentrum, de Alliantie regio Amersfoort & Vastgoedonderhoud, Financiën & Shared Service Center Alliantie Ontwikkeling & Renovatie.

De Alliantie is verantwoordelijk voor de wijze waarop uw Informatie wordt verzameld, gebruikt en opgeslagen. De Alliantie heeft deze manier van verzamelen, gebruiken en opslaan aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

3. Contact met De Alliantie
Indien u contact opneemt met De Alliantie omdat u vragen, verzoeken of klachten heeft over de dienstverlening van De Alliantie dan wel indien u reparatieverzoeken wil doen, zullen wij uw contactgegevens en uw vraag, verzoek of klacht opslaan. De Alliantie kan u vragen om meer Informatie te verstrekken indien wij dat nodig vinden voor de beantwoording van de vraag, het verzoek of afhandeling van de klacht.

De Informatie die op deze wijze wordt verzameld, wordt onder meer gebruikt voor de beantwoording van de betreffende vragen en de afhandeling van klachten. De verstrekte Informatie wordt tevens opgeslagen in de centrale database en gebruikt voor de in dit Privacyreglement vermelde doeleinden.

Deze voorwaarden gelden ook wanneer u bij De Alliantie een verzoek doet om inzage in de Informatie die De Alliantie over u opslaat of als u De Alliantie verzoekt bepaalde Informatie te wijzigen of te verwijderen. In paragrafen 12, 13 en 14 staat meer informatie over de manier waarop deze verzoeken kunnen worden ingediend.

4. Automatisch gegenereerde Informatie
Om de Website en Applicatie optimaal te kunnen laten werken (bijvoorbeeld om pagina's goed te kunnen weergeven en om de Website en Applicatie te kunnen beveiligen) heeft De Alliantie bepaalde Informatie nodig. De Alliantie verzamelt daarom automatisch gegenereerde Informatie over uw surfgedrag tijdens uw gebruik van de Website en/of Applicatie. Deze informatie bestaat uit uw IP-adres (nummer van uw computer dat het mogelijk maakt uw computer te herkennen), het type browser (computerprogramma om internetpagina's mee te kunnen bekijken), het computersysteem dat u gebruikt en de pagina's die u op de Website en/of Applicatie bezoekt.

Deze Informatie gebruiken we onder meer om onze dienstverlening zo goed mogelijk op uw wensen aan te passen en om technische problemen en beveiligingskwesties op te lossen. De Informatie kan tevens worden gebruikt om anonieme statistische gegevens op te stellen. Als de automatisch gegeneerde Informatie met behulp van cookies wordt verzameld, is ook paragraaf 11 “Cookies” van toepassing.

5. Het Account
Om van Mijn Alliantie en/of De Alliantie App , welke door De Alliantie via de Website en Applicatie wordt aangeboden, gebruik te kunnen maken, moet een Account worden aangemaakt.
Wanneer u het Account creëert, wordt aan u gevraagd bepaalde Informatie te verstrekken. Het verstrekken van een voor- en achternaam, adres en geboortedatum is verplicht. De Informatie die u verstrekt, kunt u zelf aanpassen.

De verstrekte Informatie gebruiken we, naast de verder in dit Privacyreglement besproken doeleinden, in de eerste plaats om het Account te kunnen aanmaken en u de functionaliteiten van Mijn Alliantie en/of De Alliantie App te kunnen leveren.

De Informatie die u opgeeft bij het aanmaken van het Account alsmede de Informatie die u daarna aan het Account toevoegt of via andere functionaliteiten verstrekt, zoals de Huurder Informatie wordt centraal opgeslagen in de database van De Alliantie en aan het Account gekoppeld.

Als u van een (nieuwe) functionaliteit gebruik wilt maken waarvoor u Informatie moet verstrekken die u al eerder hebt verstrekt, kan het zo zijn dat deze Informatie automatisch wordt ingevuld. Dit voorkomt dat u bij elke nieuwe functionaliteit opnieuw Informatie moet invoeren.

Indien De Alliantie anders dan via de Website en/of Applicatie persoonsgegevens verzamelt en/of heeft verzameld, wordt de Informatie die via de Website en/of Applicatie is verzameld aan die persoonsgegevens gekoppeld in de database van de Alliantie.

Indien u een Account heeft aan gemaakt en dit via de unieke verificatiecode heeft geactiveerd, heeft u vanaf dat moment toegang Mijn Alliantie en/of de Alliantie App. We adviseren u uw mobiele telefoon of andere device van een toegangscode te voorzien zodat onbevoegden niet rechtstreeks toegang tot uw Mijn Alliantie en/of de Alliantie App krijgen. Wijzigingen die via de Website en/of Applicatie worden doorgevoerd, worden eerst langs een andere weg bij u geverifieerd alvorens ze daadwerkelijk worden geëffectueerd.

6. Huuradministratie
Via de Mijn Alliantie en/of De Alliantie App is het mogelijk huurovereenkomsten af te sluiten met De Alliantie. De Informatie die in dit kader wordt verzameld, zal worden gebruikt voor het uitvoeren van de huurovereenkomst.

Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de huuradministratie van De Alliantie worden eveneens gegevens omtrent overlastsituaties of huurschulden opgenomen in een dossier. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van De Alliantie die gezien hun taak over deze informatie dienen te beschikken. Deze Informatie zal louter worden gebruikt voor uitvoeren huur.

Informatie wordt verwijderd uiterlijk twee (2) jaar nadat de huur is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld, met dien verstande dat de gegevens met betrekking tot de aanvraag en verstrekking van huurtoeslag worden verwijderd uiterlijk vijf (5) jaar nadat de huurtoeslag is geëindigd, tenzij deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

De Informatie van huurders met een huurovereenkomst die zijn geregistreerd ten behoeve van een welbepaald doel en niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt, worden uiterlijk vijf (5) jaar nadat de persoonsgegevens zijn verwerkt verwijderd tenzij een langere bewaartermijn vereist is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

7. Aanvullende dienstverlening
Binnen Mijn Alliantie en/of De Alliantie App biedt De Alliantie u de mogelijkheid om aanvullende diensten af te nemen. U kunt daarbij denken aan het afsluiten van huurovereenkomsten (zie paragraaf 6) en het treffen van betalingsregelingen. Om deze aanvullende diensten te kunnen afnemen, kan het zo zijn dat u aanvullende Informatie moet verstrekken.

De Alliantie verwerkt de Informatie die u heeft verstrekt voor de aanvullende dienstverlening in de eerste plaats om de aanvullende diensten aan u te kunnen verlenen. De Alliantie zal deze Informatie in de tweede plaats koppelen aan uw bestaande Account.

8. Nieuwsbrieven
U kunt zich opgeven voor nieuwsbrieven die door De Alliantie worden verzonden. Als u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief, maakt De Alliantie gebruik van het e-mailadres dat u heeft opgegeven voor het verzenden van de nieuwsbrief. De Alliantie kan ook uw naam en/of geslacht gebruiken om de nieuwsbrief te personaliseren. Indien u geen nieuwsbrieven meer wil ontvangen, kunt u gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die in elke nieuwsbrief is opgenomen.

9. Bewaren van Informatie
De Alliantie zal Informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verwerkelijken van de doeleinden waarvoor de Informatie is verkregen.

10 Verstrekking aan derden
Zonder uw toestemming zal De Alliantie uw Informatie niet aan derde partijen verstrekken voor direct marketing doeleinden (bijvoorbeeld voor het toezenden van aanbiedingen).
De Alliantie maakt bij het aanbieden van de Website en Applicatie in sommige gevallen gebruik van derde partijen, bijvoorbeeld voor het hosten van haar centrale database. De Alliantie heeft overeenkomsten met deze derden waarin afspraken worden gemaakt over de technische en organisatorische maatregelen die zij moeten nemen om uw Informatie te beschermen.

Verder vindt De Alliantie het van belang dat uw Informatie binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”) wordt opgeslagen. Als De Alliantie in de toekomst zou besluiten om Informatie ook buiten de EER op te slaan, wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

De Alliantie kan uw Informatie verder verstrekken aan derden als u daar zelf toestemming voor hebt gegeven. De Alliantie kan ook Informatie aan derden verstrekken als deze Informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid (zoals automatisch gegenereerde of statistische informatie, niet zijnde uw IP-adres). Tot slot kan De Alliantie uw Informatie aan derden verstrekken als dat moet op grond van de wet, als zij dat nodig acht in een rechtszaak of als zij het nodig acht om haar rechten te beschermen.

Op de Website en in de Applicatie kunnen hyperlinks staan waarmee u de Website en/of Applicatie verlaat en op de websites en/of applicaties van andere partijen terecht komt. De Alliantie heeft geen zeggenschap over diensten en websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat voor deze diensten en websites van derden een ander privacy statement geldt. Dit Privacyreglement van De Alliantie heeft alleen betrekking op Informatie die via de Website en de Applicatie van De Alliantie is verkregen. De Alliantie accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

11. Cookies
Als er op enige manier gebruik wordt gemaakt van cookies, zijn naast de bepalingen uit dit Privacyreglement ook de bepalingen uit de Cookie Policy van De Alliantie van toepassing. De Cookie Policy vermeldt welke cookies worden gebruikt en wat het doel van die cookies is. De Cookie Policy is hier te raadplegen.

12. Recht op inzage
U heeft het recht kennis te nemen van de op u betrekking hebbende Informatie (“recht op inzage”). Verzoeken tot inzage worden schriftelijk ingediend bij De Alliantie. Het verzoek moet door u worden ondertekend en dient vergezeld te gaan van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Het verzoek tot inzage wordt binnen vier (4) weken beantwoord. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, wordt deze derde eerst gehoord voordat inzage wordt verleend. Indien de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal De Alliantie de gegevens van de derde (laten) afschermen.

13. Recht op correctie
U heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van Informatie indien deze onjuist is, in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens of andere wetten is opgenomen of niet terzake doende is (“recht op correctie”).

Verzoeken tot correctie worden schriftelijk ingediend bij De Alliantie. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek dient door u te worden ondertekend en dient vergezeld te gaan van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Op een verzoek tot correctie wordt door De Alliantie binnen vier (4) weken schriftelijk beslist of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed. In geval van correctie zal De Alliantie derden aan wie uw onjuiste gegevens zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.

14. Recht op verzet
U kunt De Alliantie verzoeken Informatie niet te verwerken in verband met zwaarwegende bijzondere persoonlijke omstandigheden (“recht op verzet”). Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij De Alliantie. De Alliantie beslist binnen vier (4) weken op dit verzoek. De Alliantie is in ieder geval niet gehouden om gehoor te geven aan een verzoek indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe De Alliantie van overheidswege verplicht is.

15. Klachtenregeling
Indien u van mening bent dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Wet bescherming persoonsgegevens niet correct wordt uitgevoerd door De Alliantie, kunt u een klacht indienen bij De Alliantie. Op de klacht is de klachtenprocedure van De Alliantie van toepassing. De beslissing van De Alliantie op de klacht wordt schriftelijk aan u medegedeeld.

Ten vervolge op de hierboven bedoelde klachtenprocedure kunt u:
a. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
b. een verzoek indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met De Alliantie.
Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes (6) weken na ontvangst van de beslissing van De Alliantie. Indien De Alliantie niet op een klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kunt u binnen zes (6) weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) indienen.

16. Geheimhouding, beveiliging
Alle personen die werkzaam zijn bij De Alliantie of ten dienste van De Alliantie werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van Informatie zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben toegang tot de Informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. De Alliantie treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

17. Wijzigingen in dit Privacyreglement
Dit Privacyreglement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de Website en/of via de Applicatie. De laatste versie van het Privacyreglement is van 1 december 2015.

18. Vragen?
Mocht u nog vragen hebben over dit Privacyreglement, dan kunt u een bericht te sturen aan info@de-alliantie.nl.